seychellesartprojects.org

Definice účetní knihy závazků

Účetní kniha splatných účtů, známá také jako účetní kniha věřitele, je účetní kniha dceřiných společností, která uvádí podrobnosti o různých dodavatelích nebo prodejcích společnosti spolu se zůstatky na jejich účtech se zvýrazněním nesplacené částky splatné společností.

Sleduje konkrétní splatné informace pro každou fakturu, včetně:

• Datum faktury
• Číslo faktury
• Jméno dodavatele / prodejce
• Množství objednávky
• Zaplatitelná částka

Zůstatek účtu hlavní knihy pro závazky je porovnán se zůstatkem knihy závazků na konci pro zajištění shody obou účtů. Takové srovnání se provádí v rámci procesu uzavírání na konci období (čtvrtletně / ročně).

Příklad účetní knihy závazků

Pro lepší pochopení analyzujme níže uvedený příklad:

Nákupní transakce pro společnost Titan Sports Gear Company jsou:

• 12. března: Zakoupeno zboží ve výši 20 000 USD s podmínkami 2/15 n 45, FOB destinace od dodavatelů Mighty Sun
• 18. března: Vrácené zboží v hodnotě 3 000 $, které bylo během zásilek z 12. března poškozeno.
• 27. března: Zaplaceno za zboží zakoupené 18. března od dodavatelů Mighty Sun, snížené o návratnost a slevu.

Účetní transakce byly zaznamenány metodou trvalé inventury v následujících položkách deníků závazků:

Nákupní deník

Inventář zboží A / C Dr …………………………………………… 20 000 $

                Splatné účty A / C …………………………………………………………… 20 000 USD

Deník výplaty hotovosti

Obecný deník

Tyto deníky by byly dále zaúčtovány na účty splatné, jak je uvedeno níže:

Účet dodavatele: Dodavatelé společnosti Mighty Sun

Kniha dodavatelů / dceřiných společností by proto byla aktualizována pro dodavatele Might Sun jako:

Jak vidíme z výše uvedených tabulek, zůstatek dodavatele pro dodavatele Mighty Sun je $ 0 (NIL) a zůstatek závazků je také $ 0 (NIL). Jelikož se oba přesně shodují, není nutné připravovat celý plán splatných účtů. Pokud některá částka zůstatku čeká na vyřízení, bude nutné vytvořit samostatný plán splatných účtů. 

Obdobně by postupovalo i zacházení s pohledávkami.

Je však třeba zachovávat určitou opatrnost a konzistenci. Tento příklad je pouze pro jednoho dodavatele a jeden měsíc. Mohlo by existovat více záznamů a více dodavatelů pro firmu. Proto by měl existovat vhodný mechanismus bez prostoru pro chyby, protože usmíření může být obtížný úkol.

Problémy při párování

Níže jsou uvedeny způsoby, kterými se ovládací prvek hlavní knihy může synchronizovat s účty, které jsou splatné:

1. Do jedné z knih byl proveden ruční zápis a nebyl udržován žádný další záznam. Díky tomu bude smíření obtížné.
2. Účtování do hlavní knihy (GL) z modulu splatných účtů mohlo být v určitém okamžiku vypnuto. To platí zejména v případě počítačového záznamu záznamů.
3. Úkol zveřejňování mohl být přerušen buď kvůli lidské chybě, nebo výpadku proudu během úlohy. Protokol transakcí by měl být považován za položky nevyvážené. V případě, že chybí celá dávka, měla by být historie faktur porovnána s hlavní knihou.
4. Existuje možnost, že ke zveřejnění dojde v době zadání úspěšně, ale soubor se mezitím poškodil. Jako preventivní metoda by kopie souboru měly být uloženy ve fyzickém nebo elektronickém formátu.

Výhody účetní knihy závazků

• Tato účetní kniha může nabídnout rychlý snímek aktuálních zůstatků dodavatelů.
• Je to užitečné jako model pro účely vnitřní kontroly a auditu.
• Manažeři a účetní mohou kvůli prevenci chyb porovnat doplňkový zůstatek s zůstatkem hlavní knihy.
• Dále pomáhá při oddělení povinností mezi zaměstnanci. Tam by byl samostatný zaměstnanec zaznamenávající transakci a další, který by kontroloval potenciální chyby. Zajistí účinnost a silnou vnitřní kontrolu.
• Tyto informace lze použít k vytvoření zprávy o stárnutí, která bude dále zobrazovat jméno dodavatele s jednotlivými upozorněními po splatnosti. Zdůrazňuje také neuhrazenou částku za každou nezaplacenou fakturu. Zvýrazněny by byly také změny v peněžních tocích.
• Navíc, pokud dojde ke zvýšení počtu pozdních faktur, může to upozornit na problémy s inkasem pohledávek. Poukazuje na to, že platba zákazníkům trvá déle než obvykle, což může vyžadovat okamžitou pozornost.

Závěr

Existence účetní knihy závazků není povinná, ale vhodnější pro vedení účetních knih v čistotě a organizaci. Tyto účetní knihy pomáhají sledovat platby, které jsou splatné a splatné několik let. Je to kritický nástroj i během procesu auditu a lze jej úspěšně propojit v případě vyšetřování jednotlivých záznamů.

Tyto úkoly mohou provádět autorizovaní účetní nebo jednotlivci s maturitou v obchodním prostředí, což malým úřadům a prodejcům usnadňuje vedení těchto účtů.