Účetní informační systém (definice, příklady) Klady a zápory

Co je účetní informační systém?

Účetní informační systém označuje počítačovou metodu používanou společnostmi ke shromažďování, ukládání a zpracovávání účetních a finančních údajů, které používají interní uživatelé společnosti k podávání zpráv o různých informacích zúčastněným stranám společnost jako věřitelé, investoři, daňové úřady atd.

Jednoduše řečeno, jedná se o systém, který shromažďuje a ukládá všechny informace související s finančními transakcemi a událostmi takovým způsobem, že je lze získat pro rozhodování interním vedením, účty, finančními řediteli, auditory atd. AIS může být velmi jednoduchá účetní kniha k různým účetním, kalkulacím, finančním výkazům, jako je výkaz zisku a ztráty, rozvaha atd.

Složky účetního informačního systému (AIS)

# 1 - Osoba (zúčastněné strany)

Začátek a konec všech účetních aspektů. Existuje účastník, který dodává informace do systému, shromažďuje, analyzuje, podává zprávy atd., A existuje další osoba (zúčastněná strana), která informace potřebuje. Například účetní zaznamenává různé finanční údaje a předkládá je pro použití více zúčastněných stran, jako je vlastník, akcionáři, věřitelé, vláda atd.

# 2 - Data

Co tedy AIS zaznamenává, reportuje? Jedná se o různé účetní transakce, události a další peněžní položky. AIS nebude zaznamenávat žádné informace, které nemají peněžní základnu. Data mohou být cokoli, jako je kniha prodeje, zákaznický účet, knihy dodavatelů, finanční zprávy jako P&L a rozvaha, výkaz peněžních toků atd.

# 3 - Zavedené postupy

K provádění různých funkcí, jak je uvedeno v definici, AIS dodržuje předem definované kroky, postupy. Pro zajištění konzistence je to jedna z nejzákladnějších potřeb AIS. AIS může provést akci buď s ručním zásahem, nebo automaticky. Tuto akci je třeba nařídit osobě zpracovávající data nebo kódovat v systému v případě automatických systémů.

# 4 - Software (ERP)

Software nebo, v širším smyslu, ERP je počítačový program, který vykonává uvedené funkce. ERP lze popsat jako databázový softwarový balíkový systém, který podporuje obchodní procesy a operace, včetně výroby, marketingu, financí, lidských zdrojů atd. Je jednou z hlavních součástí účetního informačního systému (AIS).

# 5 - Infrastruktura informačního systému

Zjednodušeně řečeno lze o IT infrastruktuře říci, že je to konsorcium různých IT a IS hardwaru, nástrojů a příslušenství. Například počítače, tiskárny, skenery atd

# 6 - Interní kontroly

Interní kontroly jsou základní potřebou každé obchodní organizace. Jedná se o nástroje, kontroly, postupy, systémy přijaté organizací k zajištění integrity finančních informací, prevence podvodů, chyb, ochrany majetku atd.

Případová studie založená na příkladech AIS

  • Case -  Martin Inc., majitel známého londýnského maloobchodního řetězce supermarketů, použil konvenční metodu zaznamenávání transakcí na papír, nyní s ohledem na rozšiřování podnikání chce znát podrobnosti o zákaznících, prodejcích, ziscích vydělaných v minulosti, odhadovaný do budoucna zisková kapacita, podrobnosti o provozním kapitálu zapojeném do jejího podnikání, ale není v pozici, aby to předvídal kvůli manuálním účetním postupům.
  • Problém - vlastník není schopen porozumět svému místu podnikání, tj. Všem výše uvedeným požadavkům.
  • Řešení - Pokud by se AIS používal, společnost Martin Inc. by snadno získala informace o zákaznících, prodejcích, ziscích vydělaných v minulosti, provozním kapitálu zapojeném do podnikání atd. Nejen minulá čísla, ale AIS má také schopnost předpovídat budoucnost trendy zisků, peněžních toků a dalších pozic.

Výhody účetního informačního systému

  • # 1 - Efektivita nákladů - V éře digitalizace a umělé inteligence se každá organizace pohybuje směrem ke snižování nákladů s využitím umělé inteligence. AIS pomohl snížit manuální úsilí a může provádět stejnou operaci nákladově efektivněji.
  • # 2 - Časová efektivita -  AIS pomohl obchodním organizacím snížit dobu potřebnou pro zaznamenávání, klasifikaci a hlášení jakýchkoli finančních informací. Velké množství manuální práce může AIS dokončit s mnohem menším úsilím a časem.
  • # 3 - Snadný přístup (přenositelnost) -  Data uložená v AIS lze načíst prostřednictvím informačního systému připojeného k internetu kdekoli a kdykoli. Tam, kde nelze snadno připravit ručně připravené účetní knihy, mohou být data AIS.
  • # 4 - Přesnost -  Zapojením AIS se zvyšuje spolehlivost dat. Jak jsme již dříve v tomto článku diskutovali, systém AIS se řídí předem definovanou sadou pokynů. Proto jsou šance na informace náchylné k chybám menší, a proto má AIS další výhodu přesných dat.

Nevýhody

  • # 1 - Počáteční náklady na splátky a školení - I když jsme hovořili o tom, že AIS je nákladově efektivní, to samé nemusí být přesné v případě malých obchodních podniků. Náklady na počáteční nastavení mohou být vysoké a nemusí generovat hodnotu pro organizaci.
  • # 2 - Ruční zásah -  I když jsme diskutovali, že AIS omezuje manuální zásah, to samé nelze vyloučit. AIS potřebuje v určitém okamžiku manuální zásah, který může přinést neefektivitu systému.
  • # 3 - Chyba nemůže být úplně odstraněna -  Diskutovali jsme, AIS snižuje pravděpodobnost chyby, ale existuje šance na nesprávné kódování v softwaru, což může vést k výsledkům náchylným k chybám. Stále je zde také ruční zásah, který může také vygenerovat chybu.
  • # 4 - Důvěrnost -  I když jsme hovořili o přenositelnosti dat AIS, totéž může být pro organizaci katastrofální, pokud jsou takové informace hacknuty, tj. Odcizeny. Vetřelec může tyto informace upravit nebo může zveřejnit citlivé finanční informace.
  • # 5 - Virový útok -  Jakákoli data uložená v IS mohou být infikována virem, který může vést k narušení, úpravě finančních informací uložených v AIS.

Omezení

  • Cena: Náklady na AIS jsme již diskutovali jako nevýhodu.
  • Školení: Je třeba školit uživatele, aby krmili, načítali nebo používali AIS požadovaným způsobem. Pokud dotyčná osoba nebude dobře proškolena, může to vést k nepřesné přípravě a prezentaci údajů. Ve velké organizaci jsou také časté převody, povýšení, rezignace, odchod do důchodu. Ve všech těchto případech je pravidelná potřeba školení náhradníků.
  • Zastarávání : V době digitalizace se technologie mění rychlým tempem. Trvá jen několik okamžiků, než technologie zastará. To generuje potřebu, aby organizace změny přijala co nejdříve. V opačném případě to může vést k chybám.

Změna v účetním informačním systému (AIS)

V době rychle se měnících technologií a přizpůsobování technologického pokroku dochází v AIS k významným změnám. Mezi nejnovější změny patří cloud computing, cloudové účetnictví, účetnictví v reálném čase nebo mobilní účetnictví.

Díky tomu je účetnictví mnohem jednodušší a pohodlnější ve srovnání se starými způsoby účtování. Pokrok dosáhl úrovně, která nejen zaznamenává, klasifikuje, analyzuje a podává údaje, ale také předpovídá budoucí trendy, což může pomoci čelit skutečné situaci s velkou připraveností.

Závěr

Účetní informační systém (AIS) lze popsat jako požehnání pro jakoukoli organizaci, protože jsme studovali výhody i nevýhody, omezení AIS. Celkově je však pro organizaci velmi výhodné přejít z manuálního účetnictví na účetnictví založené na AIS. K překonání různých nevýhod, omezení AIS existuje software, který chrání AIS organizace před viry, hackery a dalšími útoky.

Umělá inteligence, rozšířená verze účetního informačního systému (AIS), již začala omezovat manuální zásahy a brzy bude růst krkolomným tempem.