Sladění knih Typy, osvědčené postupy Užitečné tipy
Odsouhlasení knih je odsouhlasení provedené společností před uzavřením účetních knih, aby se zajistilo, že účetní knihy jsou aktuální a nedochází k žádné manipulaci nebo podvodům v účetních knihách společnosti.
Sladění knih
Jak všichni víme, Knihy účtů jsou plány jakéhokoli podnikání. Vedení účetních knih je klíčem k finančnímu řízení.
Vedení účetních knih však nestačí. Je také nutné, aby účty byly přesné a úplné. K tomu lze zajistit různé kontroly a kontroly, ale jedním z nejzákladnějších a nejzákladnějších způsobů je „odsouhlasení knih“.
Co je smíření?
Jedná se o proces, který porovnává dvě sady záznamů a analyzuje rozdíly mezi těmito dvěma sadami, pokud existují.
Tyto dvě sady záznamů mohou být cokoli z celé škály Knih účtů. Obecně platí, že jedna sada záznamu je účetní kniha ze samotné Knihy společnosti, kterou je třeba sladit, a druhá sada záznamu se získává z interních nebo externích zdrojů.
např. porovnání bankovní knihy (interní zdroj) s bankovním výpisem (externí zdroj).
Kdy je smíření hotové?
Obvykle se provádí před uzavřením účtů. Doporučuje se to dělat každý měsíc, aby byly knihy aktuální, ale lze je dělat také čtvrtletně nebo ročně.
Čím větší objem, tím větší by měla být frekvence usmíření, aby byl proces usmíření plynulejší.
Měly by být prováděny každoročně, než budou Knihy certifikovány auditory. Většina odsouhlasení je předpokladem pro účely testování auditu. Od přijetí zákona Sarbanes Oxley (SOX) v roce 2002 se usmíření stala ještě kritičtější, protože požadovaná shoda se zvýšila na jinou úroveň.
V jakém období se provádí smíření?
Jedním z kritických aspektů, o které je třeba se starat při provádění smíření, je to, že období pro obě sady záznamů by mělo být stejné.
V návaznosti na výše uvedený příklad je velmi nelogické srovnávat bankovní knihu extrahovanou za období od 1. ledna do 16. března do 31. března do stavu bankovního výpisu za období od 1. ledna do 16. června do 30. června. Měla by existovat společná základna pro srovnání.
Je také důležité vzít v úvahu, že počáteční nebo počáteční zůstatek by měl být vždy stejný pro obě sady záznamů. Ve výše uvedeném případě, pokud zůstatky k 1. lednu 16 nejsou totožné, měl by být tento rozdíl nejprve napraven, spíše než pokračovat s odsouhlasením za období od 1. ledna do 16. března.
Proč by mělo být provedeno smíření?
Zjistit podvod
- Je snadné manipulovat s účetními knihami. Jedním ze způsobů odhalování podvodů je usmíření. Pochopme to na příkladu.
- Pokladník společnosti ABC Corporation se dopouští podvodů tím, že nezaznamenává hotovost přijatou od zákazníků. Tímto způsobem se zákazník a účetní knihy hotovosti nezmění a může přijaté hotovosti kapesovat.
- Jednoduchým způsobem, jak takové podvody zjistit, je provést odsouhlasení hlavní knihy. Když je kniha zákazníka v Knihách ABC porovnána s knihou ABC v Knihách zákazníka, zůstatky nebudou vázány a bude zjištěn podvod.
Zajistěte, aby byly záznamy úplné:
- Určité činnosti občas ovlivňují naše knihy, ale nelze je směrovat prostřednictvím týmu účtů, a proto mohou zůstat nezjištěné.
- Malým příkladem je šek vložený zákazníkem přímo na bankovní účet. Pokud zákazník neinformuje, bude hlavní kniha banky i hlavní kniha zákazníků neúplná, což povede ke zkreslení skutečností.
Zajistěte přesnost záznamů:
- V procesu účtování existuje šance na lidské chyby.
- Jedním z příkladů lidských chyb je nesprávné umístění číslic, např. Skutečná hodnota prodeje byla Rs. 99 736, který byl nesprávně zaznamenán jako Rs. 97 936.
- Ty lze zjistit při sladění účtů. Nejedná se o nic jiného než chyby při provádění a v tomto případě je rozdíl obecně dělitelný 9.
Osvědčené postupy pro proces usmíření
Některé z osvědčených postupů, které lze přijmout, aby usmíření pomohlo dosáhnout svého účelu, jsou následující:
- Společnosti by měly nastavit proces usmíření, který bude interně sledován. Mělo by pokrývat frekvenci, klíčové účty, u nichž je třeba provést odsouhlasení, standardizované formáty atd. Tyto procesy se budou lišit v závislosti na objemu, typu odvětví, vysoce rizikových oblastech atd. Tato politika by měla být připravena a rozeslána Tým financí a účtů pravidelně.
- Mělo by se dodržovat rozdělení povinností. To znamená, že zaměstnanci zaznamenávající položky v účetních knihách by neměli být součástí procesu odsouhlasení. Zajistí, že jeden znovu zkontroluje práci odvedenou druhým.
- Je třeba dodržovat autorizační matici pro proces výrobce-kontroly. Prohlášení o sesouhlasení by měli také připravovat a kontrolovat různí zaměstnanci na základě označení. Vedoucí pracovník může připravit prohlášení o odsouhlasení a manažer to může zkontrolovat.
- Přípravce a kontrolor by měli provést řádné odhlášení, aby se lidé cítili dostatečně odpovědní.
- Měly by být stanoveny přísné časové harmonogramy pro dokončení odsouhlasení, aby se zjistily podvody a podnikla včasná opatření.
- Rozsah interního auditu by měl zahrnovat také kontrolu těchto prohlášení o odsouhlasení.
- Měl by být nastaven schvalovací proces pro předávání opravných položek (pokud byly během procesu odsouhlasení objeveny) pro opravu účtů. Zajistí, že střední a vyšší správa bude čas od času aktualizována.
- Podpůrné dokumenty (například bankovní výpis, účetní kniha zákazníka atd.) By měly být součástí prohlášení o vyrovnání, u kterého je třeba získat odhlášení.
Jak vypadá prohlášení o usmíření?
Prohlášení o odsouhlasení by mělo být co nejjednodušší. Mělo by obsahovat nezbytné podrobnosti, například to, která účetní kniha je odsouhlasena, jaké je období odsouhlasení, kdy je odsouhlasení připraveno, kdo připravil, zkontroloval, schválil atd.
Následuje jednoduchý formát prohlášení o odsouhlasení:
| ABC Co. | |||
| Prohlášení o vyrovnání bank k 31. 3. 16 | |||
| Bankovní účet č. 00000xxxxxx | |||
| Zůstatek podle Knihy účtů k 31. březnu 16 | xxx | ||
| Přidat: | Úprava 1 | xxx | |
| Úprava 2 | xxx | ||
| Úprava 3 | xxx | xxx | |
| Méně: | Úprava 4 | xxx | |
| Úprava 5 | xxx | xxx | |
| Úprava 6 | |||
| Zůstatek podle bankovního výpisu k 31. březnu 16 | xxx | ||
| Připravil: účetní | |||
| Zkontrolováno: Správce | |||
| Ověření: Finanční kontrolor | |||
Kteroukoli z těchto dvou sad lze brát jako základ a úpravy by měly být přidány nebo odečteny, čímž se dosáhne vyvážení.
Ve výše uvedeném formátu se jako základ bere bankovní kniha. Pokud je však bankovní výpis považován za základ, všechny úpravy budou zrušeny. Následující dva případy to pomohou lépe pochopit:
Případ A - Vezmeme bankovní knihu jako základ
| Zůstatek podle Knihy účtů k 31. březnu 16 | 9700 | ||
| Přidat: | Šeky vydané, ale neukládané | 10 000 | |
| Banka se zájmem připsána bankou | 75 | 10 075 | |
| Méně: | Bankovní poplatky nejsou zaznamenány | 175 | 175 |
| Zůstatek podle bankovního výpisu k 31. březnu 16 | 19 600 |
Případ B - Bere se jako základ bankovní výpis
| Zůstatek podle bankovního výpisu k 31. březnu 16 | 19 600 | ||
| Přidat: | Bankovní poplatky nejsou zaznamenány | 175 | 175 |
| Méně: | Šeky vydané, ale neukládané | 10 000 | 175 |
| Banka se zájmem připsána bankou | 75 | 10 075 | |
| Zůstatek podle Knihy účtů k 31. březnu 16 | 9700 |
Jaké jsou typy smíření?
Základní výkazy sesouhlasení, které jsou zásadní a připravené v každodenním obchodním účetnictví:
- bankovní vyúčtování
- Smíření dodavatele
- Sladění zákazníků
- Mezipodnikové usmíření
- Odsouhlasení podle konkrétního podniku
Budeme podrobně diskutovat o každém z těchto prohlášení:
# 1 - Bankovní smíření
Je připraven výpis z bankovní bilance týkající se skutečných transakcí promítnutých do výpisu z účtu vůči transakcím zaznamenaným v naší bankovní knize.
Některé z důvodů rozdílu mezi bankovní knihou a bankovním výpisem jsou:
- Šek vystavený prodejci, ale předložený později
(Občas se na bankovním výpisu objevují šeky, které jsou velmi staré. Jsou zastaralé a již je nelze ani uložit. Je lepší je odepsat a udržovat v bankovní knize přehled.)
- Částka vložená zákazníkem přímo na náš bankovní účet
- Bankovní úrok připsaný bankou
- Bankovní poplatky odepsané bankou
- Chyby banky (I když se chyby v zadávání dat mohou vyskytnout jen zřídka, může se stát i banka)
Všechny činnosti související s platbami a příjmy jsou sledovány prostřednictvím bankovní knihy. Sladění pomáhá udržovat to aktualizované.
Abychom usnadnili náš život, většina účetních ERP má vestavěné funkce, které pomáhají přímo získat výpis z bankovní bilance.
Základní koncepcí používanou v těchto ERP je zaznamenávání „data banky“ pro každou transakci. Bankovní datum je datum, kdy se transakce projeví na bankovním výpisu. ERP extrahuje zprávu na základě „Datum dokladu“ oproti „Datum banky“.
# 2 - Sladění dodavatele
Je připraveno prohlášení o odsouhlasení dodavatele, aby se zajistilo, že účetní položky předané v knihách dodavatele jsou v souladu s účetními položkami předanými v našich knihách.
Důvody pro odchylky jsou následující:
- Prodejce nemusí rezervovat námi objednané výnosy z nákupu.
- Námi vydané šeky se nemusí odrážet v jejich knihách. Obvykle se to stane, když je kontrola ztracena nebo ztracena při přepravě.
- Přepravované zboží není zaznamenáno námi, ale je zaznamenáno prodejcem;
# 3 - Sladění zákazníků
Prohlášení o odsouhlasení zákazníka je velmi podobné odsouhlasení dodavatele. Je připraveno zkontrolovat, zda jsou knihy zákazníka synchronizovány s našimi knihami. Většina společností považuje odsouhlasení zákazníků za prioritu před odsouhlasením dodavatelů. Je to proto, že od zákazníků jsou přijatelné peníze, a je vždy lepší se smířit, aby platby nebyly čekající kvůli některým problémům s ohledem na účetní položky.
Důvody pro odchylky jsou následující:
- Vrácení rezervovaná zákazníky se v našich knihách neobjevují.
- Daně odečtené zákazníkem, které nejsou zahrnuty v našich knihách.
- Přeprava zboží zaznamenaná jako prodej v naší účetní knize.
- Platby přímo převedené na náš bankovní účet nejsou zaznamenány.
Dobrým postupem je provádět měsíční usmíření zákazníků na základě rotace. Pojďme si představit, že společnost má 100 lichých zákazníků a každý měsíc by se mělo provádět odsouhlasení přibližně 10–15 knih zákazníků.
Jakmile je odsouhlasení úplné a certifikované oběma stranami, může být vydán certifikát o potvrzení zůstatku pro dané období. Zajistí, že počáteční zůstatky nemusí být znovu zkontrolovány. Pomáhá také řešit spory.
# 4 - Mezipodnikové usmíření
Společnosti ve skupině (holding, dceřiná společnost atd.) Musí připravit konsolidované účetní knihy. Tyto Knihy potřebují eliminovat mezipodnikové transakce, jako je prodej od Holding Co. do její Dceřiné společnosti Co. Za tímto účelem je nanejvýš důležité, aby jejich Knihy účtů byly vždy synchronizovány, a proto by měly být pravidelně sladěny před dokončením procesu konsolidace. .
# 5 - Obchodní smíření
Každý podnik bude muset připravit další odsouhlasení nad rámec výše zmíněných základních. Příkladem toho je odsouhlasení nákladů na zboží
Toto odsouhlasení se nebude vztahovat na odvětví služeb, protože nedrží zásoby. Pro podniky, které mají zásoby, je to však zásadní.
Jaké jsou náklady na prodané zboží?
Náklady na prodané zboží = počáteční zásoby + nákupy - konečné zásoby
Náklady na prodané zboží = prodej - zisk
Kterýkoli z těchto dvou způsobů může dosáhnout ceny zboží. Oba musí být stejné částky. Pokud ne, mělo by být připraveno prohlášení o sesouhlasení, aby se zjistily důvody rozdílů. Rovněž by mělo být provedeno fyzické ověření konečného stavu zásob a totéž by mělo být odsouhlaseno s konečným stavem uvedeným v účetních knihách.
Užitečné tipy pro MS Excel při provádění odsouhlasení
- Standardizovaná šablona by měla být připravena se všemi základními vzorci v aplikaci Excel. (Lze použít formát ilustrovaný výše)
- V případě odsouhlasení prodejce / zákazníka funguje číslo faktury jako standardní pole, které lze brát jako základ pro provádění funkce Vlookup a zjednodušení procesu odsouhlasení. Po použití funkce Excel Vlookup nezapomeňte provést speciální vložení.
- Samostatně odfiltrujte debetní a kreditní položky a jednotlivě je odsouhlaste. Dalším způsobem, jak oddělit položky, je filtrovat je podle typu, tj. Platby, Faktury, Vrácení, Další úpravy. Sladit je samostatně a poté sečíst rozdíly se osvědčí. <
