Automatické ukládání v aplikaci Excel | Jak zapnout automatické ukládání pomocí možnosti Excel a VBA

Funkce automatického ukládání v aplikaci Excel

Automatické ukládání v aplikaci Excel je funkce / zařízení sloužící k automatickému ukládání změn nebo postupu práce. To nám pomůže snížit dopad rizika ztráty dat v případě jakékoli havarijní situace v systému. Tuto funkci najdeme na kartě možností v sekci ukládání, pokud zadáme čas jako 5 minut, aplikace Excel automaticky uloží naše sešity každých pět minut.

Jak zapnout automatické ukládání v aplikaci Excel? (Krok za krokem)

Ve výchozím nastavení je obvykle automatické ukládání povoleno v aplikaci Excel. Podívejme se, jak zapnout možnosti automatického ukládání v aplikaci Excel.

  • Krok -1: Přejděte do nabídky „Soubor“. Klikněte na „Možnosti“

  • Krok -2: Možnosti aplikace Excel se objeví s mnoha možnostmi správy podle naší potřeby. Klikněte na možnost „Uložit“ - Tím se přizpůsobíme uložené sešity.

  • Krok 3 - V tomto okně vidíme, že je povoleno „Uložit informace o automatickém obnovení každých __ minut“. To je místo, kde upozorňujeme Excel, abychom uložili sešit každých n minut (n může být libovolné číslo, které představuje ne. Minut v čase). Ve výchozím nastavení bude Excel provádět automatické obnovení, ale můžeme tento čas změnit podle našeho požadavku, například 1,2,3 minut atd.

  • Krok 4 - Pokud ji povolíte a nebudete ji moci uložit, bude uložena na této cestě „ C: \ Users \ aa \ AppData \ Roaming \ Microsoft \ Excel \“ (tato cesta se u každého liší, protože jeho obnovení

    umístění automatického ukládání v aplikaci Excel se bude lišit. Žádám všechny, aby zkontrolovali toto místo automatického ukládání v možnostech aplikace Excel - Uložit.

Můžeme také změnit složku pro uložení záloh zadáním jiné cesty do „umístění souboru automatického obnovení“.

  • Krok 5 - Když automaticky ukládáme sešity, můžeme vybrat určitý formát výběrem formátu ze seznamu formátů aplikace Excel, které jsou k dispozici.

Ve výchozím nastavení by měl být formát „Sešit aplikace Excel (* xlsx).“ protože toto bylo používáno většinou uživatelů. A také nezapomeňte zapnout „Ponechat poslední automaticky uloženou verzi aplikace Excel, když zavřu bez uložení“.

  • Krok 6 - Můžeme se také vyhnout ukládání sešitů na jednu jednotku povolením možnosti „Uložit do počítače ve výchozím nastavení“ následujícím způsobem:

Až dosud jsme se naučili, jak zapnout automatické ukládání v aplikaci Excel, čas, který je třeba věnovat pravidelnému provádění úkolu, a mnoho dalších funkcí, které jsme dostali.

Jak obnovit automaticky uložený soubor?

Nyní se podívejme, jak obnovit automaticky uložený soubor. Jak můžete sledovat cestu k souboru, kterou jsme zadali v „Umístění souboru automatického obnovení“, cestu zkopírujte.

Krok 1 - Nyní otevřete Průzkumníka Microsoft, do horní části lišty bychom měli vložit cestu, kterou jsme zkopírovali z „Umístění souboru automatického obnovení“, a poté stiskněte ENTER.

  • Krok 2 - Zobrazí se okno se soubory a složkami, které se automaticky obnoví. Z tohoto okna můžeme kliknout na soubor, který chceme obnovit, a pak si můžete ponechat změny a uložit sešit s novým názvem. Jakmile zadáte cestu, vyskočí níže uvedené okno.

Odtud můžeme obnovit soubory, které nejsou uloženy a naše práce a čas nechodí nazmar povolením automatického ukládání v aplikaci Excel.

Jak zapnout automatické ukládání pomocí aplikace Visual Basic (VBA)

Podívejme se, jak nám kód pomocí aplikace Excel Macro pomůže provést automatické ukládání v sešitu aplikace Excel.

  • Krok 1 - Otevřete „Visual Basic Editor“ na kartě Vývojář ve vaší aplikaci Excel, jak je uvedeno níže.

  • Krok 2: Když klikneme na „Visual Basic“, můžeme si představit, jak se editor VBA vyskakuje. Tady, kde musíme napsat kód, abychom provedli operaci automatického ukládání.

  • Krok 3 - Zde nebudeme vytvářet žádný modul, který by naše operace mohla fungovat, protože se jedná o „událost“, kde budeme psát makro. Událost je něco jako, když otevřeme sešit, bude se to považovat za událost, podobně, pokud jsme provedli změny v sešitu, pak je to také událost, uzavření sešitu je také událost atd.
  • Krok 4 - U operace automatického ukládání předpokládáme „uzavření sešitu“ jako událost. Otevřete „ThisWorkbook“, který je na naší levé straně stránky, a začněte psát makro.

  • Krok 5 - Když otevřeme „Thisworkbook“, můžeme vidět „General“ a změnit jej na „Workbook“ následovně.

  • Krok 6 - Jako když přecházíme na sešit, dává možnost napsat makro v události „Workbook_Open ()“. Na pravé straně je seznam deklarací, které můžeme použít k vytvoření události. Zde provedeme úkol pro automatické ukládání v aplikaci Excel, takže musíme změnit událost na „Beforclose“.

  • Krok 7 - Vyberte možnost „BeforeClose“ a začněte psát kód pro automatické ukládání v aplikaci Excel.

  • Krok 8 - „ThisWorkbook.Save“ automaticky uloží sešit a uloží jej jako sešit s povolenými makry pro spuštění kódu, jak je uvedeno níže:

  • Krok 9 - Uložte tento sešit jako makro a zavřete sešit. Pak můžeme pozorovat, že výstraha na displeji s požadavkem na uložení nebo neukládání nevyskočí, ale vyskočí nějaká další výstražná výstraha, která je uvedena níže:

Krok 10 - Jakmile kliknete na OK, sešit se změnami se automaticky uloží. Můžeme také deaktivovat toto upozornění pomocí nějakého kódu ve VBA, který jednoduchým způsobem automaticky uloží sešit.

Podívejme se, jak to funguje:

Tyto varovné zprávy přicházejí prostřednictvím aplikace, takže použijeme „Application.DisplayAlerts = False“. To znamená, že jakýkoli druh výstrahy na displeji se neobjeví, jakmile je tento řádek zahrnut do kódu. Je ale také důležité zahrnout řádek „Application.DisplayAlerts = True“, protože to pomůže, když vyskočí něco důležitého na displeji.

Nyní zkuste provést změny a zavřít sešit, můžeme pozorovat, že žádná z výstrah na displeji nevyskočí, ale změny se uloží. Tato operace nám pomůže s uložením naší práce, i když neočekávaně zavřeme sešit bez jeho uložení.

Věci k zapamatování

  • Automatické ukládání v aplikaci Excel je skvělá funkce, která šetří čas a data pravidelným ukládáním.
  • Jakmile povolíme automatické ukládání v aplikaci Excel, nemůžeme zavřít bez uložení, což může být zavádějící, i když nechceme data skutečně ukládat.
  • Vždy sleduje práci uživatele a aktualizuje změny v obsahu, aby sdílel bod nebo jednu jednotku.
  • Umožňuje také více lidem současně upravovat dokument.