Plná forma GRN (poznámka o přijetí zboží) | Význam a funkce

Plná forma GRN - poznámka o přijetí zboží

Plná forma GRN je Poznámka o přijetí zboží. GRN označuje obchodní dokument, který vyplní zákazník v době převzetí zboží od prodávajícího za účelem potvrzení přijetí veškerého zboží podle dohody mezi zúčastněnými stranami a často se porovnává s objednávkou ( PO) před vystavením platby prodejci zboží.

Vlastnosti GRN

Ve výrobě a jiných organizacích, kde organizační proces zahrnuje přepravu zboží z jednoho místa na druhé nebo přepravu z vnějšího trhu do skladu atd., Hraje velmi důležitou roli potvrzení o přijetí zboží. Někdy může být doba zpracování pomalá od obvyklé a lze ji vysledovat z dokladu o přijetí zboží.

Jednou z důležitých vlastností dokladu o přijetí zboží je, že při přepravě zboží do skladu bere vedoucí obchodu tento doklad jako důkaz, zda zboží odpovídá požadovanému množství, zda je požadované množství uvedeno v poznámce je skutečně přijat nebo ne. Doklad o přijetí zboží se proto také stává důkazem a stává se auditní stopou.

Co je třeba zahrnout do poznámky o přijetí zboží?

Předtiskem dokladu o přijetí zboží je v organizaci obvykle oddělení obchodu. Vedení by je proto mělo řádně proškolit, pokud jde o to, co je nutné zahrnout do dokladu o přijetí zboží. Následující seznam je připraven o důležitých věcech, které mají být zahrnuty do GRN:

  • V horní části GRN je uvedeno jméno dodavatele zboží.
  • Za ním následuje datum a čas vydání a datum a čas přijetí zboží oddělením obchodu.
  • Správná adresa místa, kam má být zboží přepraveno, a místo, kam má být zboží doručeno, spolu s příslušným PIN kódem.
  • Popis přepravovaného zboží spolu s množstvím každého druhu produktu, sazbou a cenou zboží.
  • Ukončení GRN se provádí podpisem a jménem oprávněného personálu, dodavatele i vedoucího skladu a prodavače, který má zboží převzít.

Proces GRN

Toto je proces GRN:

  • Příjem faktury a výzvy a vykládka zboží do obchodů.
  • Fyzické ověření počtu přijatého zboží spolu s popisem zboží.
  • Pokud je zboží sporné nebo má malé množství, je kontaktován dodavatel s žádostí o důvod nedostatku.
  • Po kontrole množství se provede test kvality.
  • Challan učiní potvrzení a zašle jej dodavateli.
  • Po výše uvedeném kroku připraví přijímající oddělení GRN v 5 kopiích. Původní pro ně a zbývající pro oddělení nákupu, oddělení účtů, jeden vedoucímu obchodu a jeden osobě provádějící nákupní požadavek.
  • Na základě toho se provádí záznamy do knih obchodů.

Důležitost

  • Pro každé účetní oddělení je doklad o přijetí zboží velmi důležitým dokumentem, protože slouží účelu principu objektivity účetnictví. Každý zápis do účetních knih je povinně doložen dokladem v listinné podobě.
  • Před provedením jakékoli platby za zboží prodejci je zboží ověřeno pomocí GRN. Aby se snížila pravděpodobnost chyb a podvodů, je v organizaci také důležité, aby práce jedné osoby byla kontrolována jinou osobou a aby jedna osoba nebyla zapojena do více než 1 nepřetržitého procesu. Z tohoto důvodu je organizační práce kvůli GRN kontrolována různými lidmi.
  • Protože skutečné fyzické množství zboží je kontrolováno pomocí dokladu o přijetí zboží; platba se provádí pouze za skutečně přijaté zboží. Dochází tedy k zamezení neoprávněné platby.
  • Tento dokument také hraje důležitou roli v dodavateli. Dodavatel může pomocí GRN prokázat, že zboží bylo odesláno od jeho konce, protože GRN je oficiální právní dokument a může být přijat jako důkaz u soudu.

Oznámení o přijetí zboží vs Oznámení o odeslání zboží

Rozdíly mezi poznámkou o přijetí zboží a poznámkou k odeslání zboží jsou následující:

  • Odeslání zboží (GDN) je vyvoláno expedičním oddělením dodavatele, zatímco poznámka o přijetí zboží je připravena oddělením přijímače kupujícího.
  • Bez navýšení GDN nemůže oddělení účtů dodavatele zvýšit fakturu, zatímco bez GRN nemůže oddělení kupujícího provádět platby nebo zápisy do účetních knih.

Výhody

Výhody obdrženého zboží jsou následující:

  • Funguje jako důkaz pro auditory, a proto je zahrnut v postupech audit trail.
  • GRN zobrazuje skutečné přijaté množství, a proto lze zjistit ztrátu vyšší platby dodavatelům.
  • Je to doklad o doručení. Jedná se o právně vymahatelný dokument a lze jej předložit soudu.
  • Personál v logistickém týmu se stává odpovědným v případě chyb nebo podvodů, protože množství by mělo vždy odpovídat množství GRN. Tým vytváří pocit odpovědnosti a bdělosti.
  • Finanční oddělení větších firem mohou tento dokument použít pro účely srovnání toho, kolik objednaného množství zboží a kolik bylo skutečně přijato a zapsáno do účetních knih.

Závěr

GRN je zkratka použitá pro zboží, které obdržela poukázku. Jak název napovídá, poznámka o přijetí zboží je poznámka o potvrzení převzetí zboží zákazníkem nebo kupujícím od prodávajícího, která je vyplněna kupujícím v okamžiku skutečného přijetí zboží. Jedná se o oficiální právní dokument a lze jej přijmout jako důkaz u soudu.