Drobná pokladní kniha (formát, příklad) | Imprest & Ordinary System

Význam drobné pokladní knihy

Drobná pokladní kniha je účetní kniha, která se používá pro účely zaznamenávání drobných hotovostních výdajů, tj. Výdajů, které představují malou částku, ke které společnost dochází při své každodenní činnosti.

Drobnou pokladní knihu lze vyjádřit jako formální shrnutí drobných peněžních výdajů, které odkazuje na běžné každodenní výdaje na podnikání, které nesouvisí s přímou linií podnikání. Jedná se o účetní knihu, která se používá pro malé náklady na evidenci a má malou hodnotu.

Jak funguje drobná pokladní kniha?

  • Základ účetnictví spočívá ve třech hlavních účetních pojmech a účtech, které zahrnují deník, hlavní knihu a drobnou pokladní knihu. Každá transakce zaznamenaná v účetních knihách prochází těmito třemi hlavními účty, aby byla zachycena.
  • Deník je nedílnou součástí účetnictví, které je výchozím bodem účetnictví, a zaznamenává všechny obchodní transakce. Naproti tomu drobná pokladní kniha zaznamenává transakce související s peněžním účtem. Od inicializace deníku je připraven účet Ledger, pomocí kterého se připravují finální účetní knihy společnosti.
  • Během běžného podnikání však existuje několik transakcí, které mají velmi malou a nominální částku a nejsou zaznamenány na účtu peněžní knihy. U transakcí takové povahy se používá Petty Cash Book.

Formát drobné pokladní knihy

Níže je ukázkový formát Petty cash Book.

Osoba, která je zodpovědná za zaznamenávání stvrzenek a plateb, je známá jako drobná pokladnice. Ve společnosti je drobná pokladní kniha obvykle vedena správním oddělením společnosti, protože účetní oddělení jsou obecně obsazena významnějšími obchodními transakcemi a také správní oddělení odpovídá pouze za tento druh výdajů.

Systémy drobných pokladen

Hotovost se vydává drobné pokladní na základě tohoto systému drobné hotovosti: -

# 1 - Obyčejný systém drobné hotovosti

V tomto systému se drobnému pokladníkovi poskytuje jednorázová částka v hotovosti. Pokladník je odpovědný za vedení záznamů o všech výdajích na kontrolu hlavního pokladníka a jejich předložení před vyžádáním nových finančních prostředků pro opětovné spuštění běžných výdajů

# 2 - Systém zdokonalování drobných peněz

V systému Zátěžová pokladní hotovost je částka drobné pokladní fixována na dané období, během něhož je obvykle méně než měsíc nebo týden. V tomto období musí pokladník vést účet drobné hotovosti v rámci daného rozpočtu. Na konci období pokladník předloží zprávu a částka, kterou utratil, je vrácena tak, aby se částka rovnala počátečnímu zůstatku na začátku předchozího měsíce. V případě, že výdaje přesáhnou částku poskytnutou, je třeba u hlavního pokladníka vznést požadavek na doplnění finančních prostředků pro danou dobu. Společnosti k provozování svého účtu v hotovosti v hotovosti zavedly systém Imprest Petty Cash System.

Výhody

  • Podle této metody systému Petty Cash se skutečný požadavek na hotovost realizuje efektivně. Pokud například za měsíc utratíte za tyto výdaje pouze 1 000 $, lze počáteční částku předanou odpovědné straně po analýze období a povahy výskytu výdajů okamžitě zvýšit nebo snížit.
  • Systém Imprest Petty Cash System také minimalizuje pravděpodobnost jakékoli chyby, ke které může dojít během účetnictví, protože ji hlavní pokladník pravidelně kontroluje
  • Byl osvědčen a je efektivní metodou, která je také méně časově náročná a efektivní
  • Tato metoda může firmě přinést také úsporu nákladů, protože částka vzniklá v drobných hotovostních výdajích je pečlivě analyzována a pravidelně kontrolována, aby si uvědomila, kolik hotovosti je požadováno a kde může společnost snížit náklady v drobných položkách
  • Systém Imprest Petty Cash System také umožňuje zaměstnancům, jak efektivně nakládat s hotovostí, aby dokázali svým seniorům svou hodnotu, že je lze také považovat za budoucí manažery hotovosti ve firmě

Nevýhody

  • Používání tohoto systému je někdy velmi dlouhé, může být časově náročné a často vyžaduje nějaký zdroj, který za ním pracuje, který lze také nasadit do některých dalších efektivních a užitečných úkolů
  • Systém je třeba pravidelně znovu přezkoumávat a každou zaznamenanou částku je třeba mapovat proti každému výdaji, což se může stát zdlouhavým procesem, pokud je v podniku kvantita záznamů značná částka

Závěr

Drobná pokladní kniha je manuální systém zaznamenávání výdajů a je často náchylný k chybám a někdy se stává těžkopádným úkolem vést účetní knihy a zaznamenávat každou transakci, zejména ve velké společnosti. Abychom to však v dnešní době překonali, mnoho společností zrušilo starý systém účetnictví. Přecházejí na moderní systém vedení účetnictví, což jsou podnikové kreditní karty nebo používání sčítacího softwaru, což je efektivní systém zaznamenávání nominálních i značných částek obchodních transakcí.

V průběhu času ztratila drobná pokladní kniha záznamu svůj význam, ale stále ji lze použít jako praktický nástroj pro záznam ve společnostech, kde moderní technologie dosud neprobíhala.