seychellesartprojects.org

Co jsou časopisy o nákupu?

Deníky nákupu jsou speciální deníky, které organizace používá ke sledování všech nákupů kreditů. To je také známé jako Koupit knihu nebo Koupit deník. Zatímco kreditní transakce se zaznamenávají v knize nákupů, nákupy v hotovosti se zapisují do obecného deníku. Za zmínku stojí, že v těchto časopisech se zaznamenává pouze úvěrový nákup zboží a veškeré kapitálové výdaje jsou vyloučeny.

Většina organizací má samostatné nákupní oddělení, které se stará o kompletní proces nákupu, kterým je identifikace požadovaného zboží, klasifikace, vyžádání cenové nabídky, zadání objednávky a potvrzení přijetí zboží podle požadovaného popisu.

Součásti záznamu nákupního deníku

# 1 - Dvě strany

Při každém nákupu jsou dvě strany, kupující a prodávající. Obě strany souhlasí s cenou, kterou kupující platí za zboží nebo služby. Tato kupní cena je částka transakce pro všechny deníky nákupu. Osoba nebo organizace, od které se nákup uskutečňuje, se nazývá Dodavatel a při nákupu na úvěr se dodavatel v rozvaze objeví jako věřitelé, dokud nebude provedena platba.

# 2 - Nákup kreditu

Organizace získává různé zboží a služby od více dodavatelů. Když je zboží zakoupeno na úvěr, zaúčtuje se následující zápis do deníku - řekněme X Ltd. koupil zboží v hodnotě 500 $ od Y Ltd. -

Při platbě -

# 3 - Faktura

Faktura je dokument, který je vystaven prodejcem kupujícímu. Je to podrobný dokument. Obsahuje datum faktury, jméno a adresu dodavatele, název organizace, které je fakturována, adresu a název organizace, kde je zboží odesláno, množství a popis zboží, způsob platby vyžadovaný dodavatelem, měna faktury, daní atd. Faktura je důležitý dokument, který je problémem se zbožím, a jakmile se dostane ke kupujícímu, kupující porovná zboží, které dorazilo s podanou objednávkou.

 # 4 - Nákupní oddělení

Většina organizací má samostatné nákupní oddělení, které je odpovědné za nákup zboží. Pokud tedy jakákoli osoba nebo oddělení potřebuje zboží, musí zaslat požadavek na nákupní oddělení, pokud je zboží již k dispozici na skladě nebo ve skladu, nákupní oddělení vydá zboží. Pokud zboží není k dispozici, nákupní tým určí dodavatele, který se specializuje na potřebné zboží, a ten provede objednávku. Jakmile dorazí objednávka, zkontrolují, zda odpovídá požadovanému popisu, a množství odpovídá požadovanému množství. Jakmile nákupní oddělení potvrdí, že zboží bylo přijato, bude faktura odeslána k účtům.

 # 5 - dobropis

V případě, že dodané zboží neodpovídá popisu, má problémy s kvalitou nebo poškození a kupující je musí vrátit dodavateli. Dodavatel poté vystaví dokument s názvem Dobropis, který bude v budoucnu upraven oproti platbám za zboží. Řekněme, že společnost X Ltd. vrátila zboží v hodnotě 1 000 $ a společnost Y Ltd. vystavila dobropis na tuto hodnotu. Až příště X Ltd. zakoupí 5 000 USD, musí zaplatit pouze 4 000 USD, protože 1 000 USD bude upraveno oproti dobropisu.

# 6 - Nákupní kniha

Kniha nákupů zaznamenává všechny kreditní nákupy na jednom místě a jsou zde uvedeny podrobnosti o dodavatelích, čísle faktury, měně, množství a další podrobnosti. Zůstatky u těchto dodavatelů z knihy nákupu jsou převedeny do jednotlivých účetních knih a na účet výdajů je odečtena celková částka výdajů. Toto je jedna ze základních knih v procesu vedení účetnictví, která je nezbytná při přípravě zůstatků hlavní knihy, předběžných zůstatků a konečných účtů. Níže je ukázka nákupní knihy XYZ Ltd za srpen 2019. V tomto případě budou zůstatky 500 $, 1 000 $ a 2 000 $ zaúčtovány do jednotlivých knih společností Nike, Adidas a PUMA Ltd. Také z účtu nákupu bude odečteno 3 500 $.

Výhody časopisů o nákupu

• Podrobnosti o všech dodavatelích najdete na jednom místě, což pomáhá při sladění zůstatků hlavní knihy a zkušebního zůstatku
• Snadná údržba a sledování dat pro analýzu dodavatelů
• Celkový nákup kreditu a typ nákupu najdete na jednom místě
• Nezbytný dokument pro bezproblémové fungování nákupního oddělení
• Během auditů na konci roku bude zjištění čísel faktur souvisejících s dodavateli přístupné z deníků nákupů
• Jedna ze slavných a široce udržovaných knih

Nevýhody nákupních časopisů

• Je nutný samostatný účetní, který stojí čas a peníze
• Pokud je v nákupní knize vybrán nesprávný účet dodavatele, vede to k chybě při přípravě předběžného zůstatku a konečných účtů

Závěr

Deníky o nákupu jsou důležitou a nezbytnou součástí účetního procesu jakékoli organizace. Při pečlivé implementaci vám zvukový systém pomůže při včasném nákupu, což povede k úspoře času a peněz. Analýza nákupu získaná z těchto časopisů také pomáhá při sjednávání nových smluv. Časopisy o nákupu také pomáhají při správě věřitelů, sledování stavu vráceného zboží, dobropisů a aktualizovaných zůstatků hlavní knihy dodavatelů, které jsou všechny nutné pro úspěšné a aktuální podnikání. Pomáhá také při usnadňování auditu tím, že poskytuje údaje potřebné pro auditory.