seychellesartprojects.org

Co je vedení záznamů?

Vedení záznamů je primární fází účetnictví, která nám říká, jak vést záznamy o peněžních obchodních transakcích s cílem neustále sledovat všechny transakce, znát správný obraz aktiv-pasiv, zisků a ztrát atd., Udržovat kontrolu nad výdaji pomocí s cílem minimalizovat výdaje a mít důležité informace pro právní a daňové účely

Kroky k metodě vedení záznamů

1. Identifikace transakcí
2. Záznam do deníku
3. Klasifikace povahy transakce
4. Zaúčtování do hlavní knihy
5. Vyrovnávání účtů
6. Příprava účetní závěrky
7. Interpretace účetní závěrky
8. Sdělování informací zúčastněným stranám

Příklady vedení záznamů

Příklad č. 1

ABC limited je firma s jediným vlastníkem, která provozuje malé obchody na trhu v Atlantě. Obchoduje s oděvy a má hlavní příliv a odliv následovně:

• Příliv: Výnos z prodeje od zákazníka
• Odtoky: Nákup materiálu od prodejců a platba souvisejících výdajů

Pro účely vedení záznamů bude společnost ABC limited muset vést denní pokladní knihy pro udržování drobné hotovosti a bankovních zůstatků. Na konci roku musí připravit výkaz zisku a ztráty a rozvahu k ověření ziskovosti v průběhu roku. Je to jeden z nejjednodušších způsobů udržování záznamů o obchodní transakci.

Příklad č. 2

• Amazon.com je nadnárodní společnost působící po celém světě a zaměstnávající miliony lidí. Každý den se provádějí miliony transakcí. K udržení zájmu společnosti a zajištění řádného dodržování stanov a zachování důvěry zúčastněných stran je třeba provádět průběžné vedení účetnictví.
• Je třeba umístit samostatné týmy, aby se zajistilo, že každá peněžní transakce, kterou podnik provádí, by měla být zaznamenána v účetnictví bez jakékoli odchylky. Také takový druh účetnictví musí zajistit, aby transakce byly zaznamenávány podle místně platných obecně uznávaných účetních zásad a také podle dalších zákonů.

Toto je jeden z nejsložitějších příkladů vedení záznamů o podnikání.

Oba příklady mají své vlastní výhody a nevýhody, ale drží se ve svých cestách.

Výhody vedení záznamů

• Trvalý a spolehlivý záznam - Pomáhá udržovat trvalý záznam všech transakcí, což pomůže zajistit spolehlivost dat.
• Aritmetická přesnost účtů - Průběžné zaznamenávání transakcí pomůže při identifikaci jakékoli aritmetické nepřesnosti, ke které mohlo dojít. Např. Nadměrná platba dodavatelům nebo dvojitá platba za jakékoli transakce.
• Čistý výsledek obchodních operací - Poskytne zisk dosažený během daného období na základě probíhajících obchodních operací.
• Zjištění finančních pozic - Pomáhá při identifikaci finanční situace podniku.
• Výpočet poplatků - Všechny nevyřízené závazky a příspěvky v daném časovém okamžiku lze vypočítat na základě řádně sestavené účetní závěrky.
• Kontrola nad aktivy a výpůjčkami - Lze zajistit lepší kontrolu nad aktivy a výpůjčkami; to pomůže při správě fondů a různých obchodních pozic.
• Identifikace úkolů a nedělání - Finanční výkazy pomáhají najít věci, které se zhoršily a je třeba je v budoucnu napravit, aby se v budoucnu zajistil lepší provoz.
• Zdanění - je vysoce doporučeno a potřebné finančními úřady. Aby mohli podnikatelé dokončit svá posouzení, musí náležitě vést záznamy, které jim pomohou při stanovení daňové povinnosti
• Manažerské rozhodování - Management je při plánování obchodních operací vysoce závislý na finančních záznamech. Kromě toho také potřebují průběžné podávání zpráv ze střední úrovně o pokroku dosaženém ve finančním smyslu. Všechna strategická rozhodnutí se řídí finančními prostředky udržovanými organizací
• Právní požadavky -  Existuje velký požadavek stanov, místních GAAP, IFRS atd., Aby byly vedeny řádné účetní knihy, aby byla zajištěna transparentnost podnikání.

Nevýhody vedení záznamů

• Administrativní - pro velké organizace je vedení záznamů velmi zdlouhavé a trvalé zaměstnání. Je pro ně těžké udržovat to samé
• Manuální a monotónní - je to vysoce manuální práce. Je třeba provést stejnou práci, kolikrát je transakce provedena. Díky tomu je to velmi monotónní práce.
• Subjektivní potřeby zkontrolovat před analýzou - Různé účetní aspekty jako odpisy, ocenění akcií atd. Vyžadují předpoklady, díky nimž je účetnictví vysoce subjektivní. Před analýzou účetní závěrky je třeba ověřit životaschopnost těchto předpokladů

Omezení

• Lze zaznamenávat pouze peněžní transakce -  v obchodě jsou zásadní: peněžní i nepeněžní aspekty. Při vedení záznamů však lze pokrýt pouze peněžní transakce. Nepeněžní ctnosti jako vyškolený personál nelze zaznamenat do účetních knih.
• Dopady změn cenové úrovně nejsou brány v úvahu - Inflace je trvalý požadavek, který je třeba zohlednit při záznamu aktiv; v účetnictví však nelze při zaznamenávání transakcí brát v úvahu inflaci.
• Historické účetnictví - Všechna aktiva se zaznamenávají jako historická cena. To nepomůže při identifikaci současné hodnoty aktiva na trhu.

Důležité body

Jakékoli změny ve způsobu vedení záznamů lze povolit, pouze pokud:

1. Je třeba vzít v úvahu podstatu nad formou
2. Pro lepší požadavky na zveřejnění
3. Potřebné účetními standardy

Závěr

Vedení záznamů je umění zaznamenávat a zveřejňovat finanční transakce. Vyžaduje to trochu odborných znalostí a taktiky, které nejen pomohou udržet image organizace, ale také pomohou získat financování a nabídkové řízení v obchodních soutěžích. K prokázání přesnosti transakcí je vedení záznamů velkým tlakem a pomáhá udržovat image etické obchodní organizace na trhu.