Drobná hotovost (význam, příklady) | Účtování drobných peněz

Význam drobné hotovosti

Drobnou hotovostí se rozumí malá částka, která je přidělena za účelem úhrady drobných výdajů, ke kterým společnost dochází při svých každodenních operacích, kdy je nerozumné vystavit šek a za správu stejných depozitářů jmenuje společnost.

Každá organizace vyžaduje hotovost pro své každodenní výdaje. Ne každý výdaj lze uhradit bankovním šekem nebo bankovním převodem. Malé výdaje je třeba uhradit pouze v hotovosti. Současně je třeba vypořádat několik příjmů v hotovosti, například prodej šrotu atd.

Téměř v každé organizaci je drobná hotovost nedílnou součástí účetní funkce a většinou se o ni starají pouze osobní účty.

Jak funguje drobná hotovost?

Petty Cash je malé množství hotovosti, které je třeba uchovávat v kanceláři za účelem využití malých denních výdajů. Osoba, která má v organizaci hotovost, se obecně nazývá pokladní. Stejná osoba je odpovědná za příslušné účtování každé hotovostní transakce provedené prostřednictvím ní. Všechny příjmy a výdaje, které není možné prakticky vypořádat prostřednictvím banky, je třeba vypořádat pouze v hotovosti (v moderní ekonomice bez barterových transakcí).

Obecně platí, že následující výdaje placené v hotovosti;

  • Každodenní občerstvení, čaj pro zaměstnance;
  • Náhrady zaměstnancům - příležitostné cestování, jiné náhrady;
  • Malé bankovní poplatky - frankování, notář atd .;
  • Za zasílání pozdravů nebo sladkostí klientům nebo zákazníkům na Diwali nebo jiných festivalech;

Několik příjmů, které lze vzít do hotovosti;

  • Prodej šrotu - malé částky neorganizovaným prodejcům.
  • Prodej starých novin atd.

Organizace obvykle odhaduje své pravidelné požadavky na hotovost, tj. Týdenní nebo měsíční, a podle toho schvaluje limit, který lze čas od času z banky vybrat za účelem vypořádání hotovostních výdajů. Limit držení hotovosti u pokladníka nesmí v žádném daném okamžiku překročit, jak je schváleno vedením organizace. Periodicita výběru z banky se může lišit podle organizace podle organizace. Malý obchodník potřebuje více hotovosti než střední nebo velkou organizaci, protože potřebuje více jednat s neorganizovaným sektorem, který obchoduje pouze v hotovosti.

Pro bezproblémovou transakci v hotovosti jsou součástí transakce tři osoby: zpracovatel (pokladník), autorizátor (vyšší správa) a příjemce (nárokovaný).

Formát drobné hotovosti

Hotovostní platbu nelze prokázat, pokud po provedení řádných důkazů nebude vypořádána. Z tohoto důvodu bude vytvořen formát poukazu na drobné hotovosti, aby se doložily důkazy v procesu, a ten bude příjemcem hotovosti podepsán v okamžiku platby. Vzor voucheru je uveden níže;

Vzorek formátu drobné hotovosti je níže -

Výše uvedený voucher obsahuje jméno zpracovatele, autorizátora a příjemce voucheru, protože všechny tři jsou nezbytné pro prokázání platby.

Jak provádět účetnictví drobných peněz?

# 1 - Tvorba

Drobný peněžní fond se vytváří výběrem hotovosti z banky a předáním osobě, která fond spravuje. V menší organizaci bude částka přijatá od dlužníka (v hotovosti) rovněž součástí hotovosti

Contra - Petty Cash A / c Dr. xxxx

Do banky A / c xxxx

Příjem - hotovostní klimatizace Dr. xxxx

Na dlužníka A / c xxxx

# 2 - Výplata

Každá výplata se nezaznamenává prostřednictvím zápisu do deníku, protože může existovat mnohem menší výplata za drobné výdaje (tj. Nákup poštovní známky), namísto zápisu do deníku předaného na konci dne nebo po určitém období pro celkovou vyplacenou částku.

Platba - celková výplata (výdaje na hlavu) A / c Dr. xxx

Do drobné hotovosti A / c xxx

Vyprávění musí obsahovat celkové rozdělení plateb v hotovosti.

# 3 -  Doplnění

Pokud je hotovostní zůstatek velmi nízký, doplní se šekem.

Contra - Petty Cash A / c Dr. xxxx

Do banky A / c xxxx

Příklad účtování drobné hotovosti 

: XYZ LLP vytváří drobný peněžní fond ve výši 15 000 USD / - 1. dubna 2016. V průběhu dubna 2016 byly z peněžního fondu provedeny následující výplaty:

Čaj a občerstvení 1 256 / -

Mýtná daň 2 450 / -

Tisk a poštovné 1550 / -

Náklad 2 300 / -

Čištění a odprášení 1 000 / -

Kancelářské potřeby 2800 / -

Předejte položky deníku pro výše uvedenou transakci.

Řešení:

1 drobná hotovost A / c Dr 15 000

Hotovost v bance 15 000

(Vytvoření drobného peněžního fondu nebo výběr částky z banky pro peněžní fond)

  1.             Čaj a občerstvení 1256

Mýtná daň 2450

Tisk a poštovné 1550

Nákladní doprava 2300

Čištění a poprášení 1 000

Kancelářské potřeby 2800

Do drobné hotovosti A / c 11 356

           (Výplata z fondu drobných peněz)

Zápis do deníku pro drobné pokladní doklady:                   

                        Petty Cash A / c Dr. xxx

Na prodej šrotu nebo novinek xxx

(Běžná hotovost při prodeji šrotu / novinek)

Jak doplnit zůstatek v hotovosti?

Drobný zůstatek v hotovosti se čas od času doplní, aby se vyrovnaly další peněžní výdaje. Nejvýznamnější je však způsob doplňování, který závisí na pokladníkovi a jeho autorizátorovi. Může na tom být instrukce vrcholového managementu, ale pokud takové pokyny chybí, pokladník podle svého pohodlí doplní svůj hotovostní zůstatek. Existuje několik metod, které mohou managementu nebo autorizačnímu subjektu pomoci způsobem nebo dvěma způsoby;

# 1 - Petty Cash vznáší

Když organizace praktikuje provozování fixní float pro hotovost, jak si organizace přeje, hotovost by neměla klesnout pod úroveň a měla by být v rozsahu, kdy dobíjecí částka zůstane vždy stejná. V okamžiku, kdy se hotovost dotkne dolního konce stupnice, pokladník spustí a podá žádost o výběr z banky. Například pokud je pohyblivá úroveň 20 000 $ / - a 14 000 $ / - bylo utraceno, zbývající hotovostní zůstatek je 6 000 $ / - a 14 000 $ / - je potřeba k udržení rovnováhy na úrovni 20 000 $ / -. Zde je 6 000 $ / - nižší částka a částka pro výběr bude vždy pouze 14 000 $ / -.

Tento postup zaznamenává všechny platby provedené od posledního dobití, jako základ pro vyžádání dalšího dobití autorizátoru. Použití této metody pomáhá signatářům vědět, na jakou částku byly utraceny, než vybere z banky více hotovosti.

O rozsahu hotovosti v držení účetního oddělení v daném okamžiku rozhoduje a schvaluje vedení společnosti.

# 2 - Drobná hotovost podle potřeby

Několik malých společností přijímá politiku, která vede k nejnižšímu zůstatku hotovosti se společností, protože vybírají pouze tehdy, když je to nutné. Například společnost má zásady proplácení zaměstnanců každý týden, a proto každý týden společnost věděla, kolik hotovosti je požadováno, a tato částka byla společností pouze vybrána.

Tento přístup snižuje riziko, a protože se společností nebude téměř žádný hotovostní zůstatek, lze se vyhnout malým nákladům na pojištění a ochranu peněz.

# 3 - Neorganizovaná správa drobné hotovosti

V úzce držených společnostech, kde vlastníci přímo zapojení do každodenního podnikání používají tento přístup, zatímco oni diktují způsob výběru částky z banky. Neexistují žádné formální zásady pro výběr částky a žádné omezení držení hotovosti. Kromě toho neexistuje žádná formální politika týkající se hotovosti, protože to samé pečlivě prozkoumají vlastníci organizace.

Z hlediska kontroly a rizika je méně riskantní, protože je přísně kontrolován pouze vlastníkem. Z hlediska politiky a účetnictví je neformální a je třeba se mu vyhnout.

Nejlepší politika - Z výše uvedených tří zásad je float up většinou používán a oceňován účetními po celém světě, protože poskytuje flexibilitu i kontrolu nad hotovostní transakcí.