seychellesartprojects.org

Plná forma objednávky - nákupní objednávka

Plnou formou zkratky PO je nákupní objednávka. Jedná se o dokument připravený a odeslaný nákupním oddělením kupujícího prodejci, ve kterém je uveden popis, množství a cena dohodnutá společně pro zboží nebo služby, které mají být pořízeny. Používají jej nákupní nebo nákupní týmy k zadávání objednávek externím stranám.

Vlastnosti PO

Následující podrobnosti obvykle obsahují nákupní objednávku.

• Množství určené k pořízení
• Popis produktu nebo služby
• V případě potřeby konkrétní názvy značek nebo kód produktu
• Za jednotkovou cenu
• Požadovaná časová osa doručení
• Místo dodání pro doručení
• Fakturační adresa
• Platební a dodací podmínky

Druhy PO

Obvykle se používají čtyři typy objednávek.

# 1 - Standardní nákupní objednávka

Dochází k němu, když jsou v době provádění objednávky známy všechny hlavní podmínky nákupu, jako je množství, cena, časová osa dodání a platební podmínky. Jako takové se používají, když existuje jistota ohledně objednávky a souvisejících výrazů.

# 2 - Plánovaná nákupní objednávka

Vydává se, když je v době přípravy objednávky známa většina podrobností o objednávce, ale nejsou známy přesné dodací podmínky a harmonogram. Když tedy někdo učiní tuto objednávku, zaváže se k požadovanému množství a ceně, která má být zaplacena, ale je uveden pouze odhadovaný harmonogram dodávek.

# 3 - Hromadná nákupní objednávka

Taková objednávka se provádí, pokud také nejsou známy podrobnosti týkající se ceny a množství. Uvedeny jsou pouze podrobnosti o položce s dodacími podmínkami. Maximální množství však bude uvedeno v objednávce a kupující může nakupovat v rámci stanoveného limitu. Lze také uvést odhadované cenové rozpětí.

# 4 - Objednávka smlouvy

V takové objednávce je produkt nebo služba také neznámý. Lze zmínit podmínky, které budou dohodnuty s prodejcem.

Jak PO funguje?

Kdykoli má společnost požadavek na pořízení jakéhokoli zboží nebo služby, kupující postoupí prodejní agenturu prodejci. Po obdržení objednávky prodávající vydá kupujícímu potvrzení, zda může uvedenou objednávku dokončit nebo ne. V případě, že se prodejce domnívá, že není možné objednávku dokončit, bude o tom sděleno a objednávka bude zrušena. Je-li požadováno dokončení objednávky, budou učiněna stejná opatření. Po dokončení objednávky prodávající vystaví kupujícímu fakturu s uvedením příslušného čísla objednávky, aby ji kupující mohl porovnat se skutečnou dodávkou. Po vystavení faktury je třeba provést platbu podle dohodnutých platebních podmínek.

Příklad formátu objednávky

Níže je uveden vzorový formát nákupní objednávky.

Rozdíl mezi nákupní objednávkou a fakturou

Objednávka se vydává pro zadání objednávky zboží nebo služeb. Totéž vydává kupující prodávajícímu. Zahrnuje podrobnosti týkající se objednávky a jejího doručení. Smlouva o prodeji představuje prodejní smlouvu.

Po dokončení dodávky vystaví prodávající kupujícímu fakturu s požadavkem, aby kupující zaplatil konečnou částku. Faktura se skládá z ceny a konečné splatné částky, platebních podmínek a úvěrového období povoleného kupujícímu. Faktura je vystavena po dokončení dodávky zboží nebo služeb. Oproti PO faktura potvrzuje kupní smlouvu.

Důležitost PO

Nákupní objednávka je velmi užitečný dokument, který slouží k zadání objednávky. Pomáhá jasně sdělit požadavky prodejci. Když je provedeno skutečné dodání, lze totéž zkontrolovat s nákupní objednávkou, aby se zjistila jakákoli odchylka mezi těmito dvěma. Je vhodné, aby prodávající i kupující uchovávali podrobnosti objednávky zdokumentované prostřednictvím objednávky.

Výhody

• PO pomáhá kupujícímu provést objednávku zboží a služeb, které má v úmyslu obstarat, aniž by provedl platbu.
• Pomáhá sledovat objednávky a předchází duplicitě objednávek.
• Je to důležitý dokument, který je součástí auditní stopy.
• Pro prodejce je užitečné získat informace o požadavcích kupujícího.
• Skutečnou dodávku lze zkontrolovat pomocí objednávky a případné nesrovnalosti lze zpochybnit.
• PO slouží jako právní dokument prokazující podmínky dohodnuté pro nákup zboží nebo služeb.

Nevýhody

• I u menších objednávek je nutné provést PO a zdá se, že je to pro takové malé objednávky zbytečné papírování.
• Generování nákupních objednávek je časově náročný proces.

Závěr

Nákupní objednávky využívá téměř každý podnik jako součást svého procesu nákupu. Totéž je užitečné pro jasnou komunikaci ohledně zadané objednávky.