Cyklus splatných účtů (definice) | 12 kroků cyklu splatnosti účtů

Cyklus splatných účtů, známý také jako Procure to Pay, je řada různých procesů ve společnosti zahrnujících různé činnosti vyžadované pro nákup produktu, a to od zadání objednávky zboží dodavatelům, poté nákupu a získání dodávky zboží a konečně provést konečnou splatnou platbu dodavateli proti téže.

Co je cyklus splatných účtů (AP)?

Cyklus splatných účtů je také známý jako „Procure to Pay“ nebo „P2P“ cyklus je řada procesů, které zahrnují oddělení nákupu a plateb společnosti a provádějí všechny nezbytné činnosti od zadání objednávky dodavatelům, nákupu zboží až po konečné platby dodavatelům.

Každý podnik má dva hlavní obchodní cykly - cyklus příjmů a cyklus výdajů.

  • Cyklus příjmů zahrnuje činnosti jako prodej, marketing, vztahy se zákazníky, výběr výnosů atd.
  • Výdajový cyklus zahrnuje nákupy, platby dodavatelů, výrobní náklady, mzdy a platy atd. Cyklus závazků je významnou součástí výdajového cyklu.

Níže jsou uvedeny kroky zahrnuté v cyklu splatných účtů -

  1. Stanovení požadovaného zboží
  2. Výběrové řízení
  3. Vyhledejte dodavatele
  4. Žádost o nabídku
  5. Zkontrolujte přijetí nabídky
  6. Jednání
  7. Nákupní objednávka
  8. Potvrzení dodavatele
  9. Povinnost dodavatele
  10. O úspěšném dodání zboží
  11. Zadání faktury
  12. Způsob platby

Pojďme o nich diskutovat podrobně -

Kroky zahrnuté v cyklu splatných účtů

Následují kroky zahrnuté v cyklu nákupu:

# 1 - Stanovení požadovaného zboží

Nákupy se provádějí na základě zásob požadovaných výrobním oddělením společnosti. Vedoucí výroby identifikuje potřebné zásoby a informuje nákupní oddělení.

# 2 - Nákupní oddělení zahajuje proces nákupu

Po získání souhlasu s požadavky na dodávky z výroby nákupní oddělení zkontroluje, zda již byly zadány podobné objednávky; pokud ne, vygenerují se nové doklady o objednávkách.

# 3 - Hledání dodavatelů

Hledání dodavatelů je složitá práce, která zahrnuje různé faktory, jako je lokalita, snadná přeprava, úvěrové politiky, dobrá vůle dodavatele a jeho produktů, minulé kontakty se společností a mnoho dalších. Společnost však dává přednost transakcím se svými osvědčenými dodavateli. V ostatních případech jsou potenciální dodavatelé vybíráni místně, národně nebo mezinárodně pomocí online obchodu k obchodním portálům (jako Alibaba.com), doporučení atd.

# 4 - Žádost o nabídku

Po výběru několika potenciálních dodavatelů je doručen formální dokument za účelem obdržení nabídek zboží. Dokument se označuje jako žádost o nabídku (RFP). Dodavatel zašle návrh včetně sazeb a kvalit produktů a požádá společnost, aby s nimi obchodovala.

# 5 - Zkontrolujte přijetí nabídky

Společnost kontroluje nabídky zaslané různými dodavateli a filtruje dodavatele, kteří mohou splnit požadavky společnosti. Společnost informuje vybrané dodavatele o svém zájmu uzavírat nákupní obchody.

# 6 - Společnost zahájí proces vyjednávání

Vyjednávání je hektický a někdy časově náročný proces, kdy kupující požaduje, aby prodejce snížil své sazby, nabídl liberální úvěrovou politiku a další základní vyjednávací podmínky, jako jsou slevy, kvalita produktů, náklady na dopravu, dodání a pojistné podmínky. Proces vyjednávání provádí filtrování a společnost určila nejlepší dodavatele.

# 7 - Objednávka

Společnost při schválení požadovaného dodavatele mu zadá objednávku zasláním oficiálního dokladu o objednávce. Potvrzuje dodavatele o požadavcích společnosti a termínu dodání produktů nebo služeb.

# 8 - Potvrzení dodavatele

Dohoda začíná, když dodavatel souhlasí s prodejem svých produktů za požadovaných podmínek. Potvrzení o přijetí musí dodavatel zaslat písemně poštou nebo e-mailem.

# 9 - Povinnost dodavatele

Povinností dodavatele je připravit a odeslat zboží přesně podle stanovených termínů a průběžně informovat společnost o průběhu objednávky. Oznámení musí být odesláno, když je zboží připraveno k odeslání, a oznámení o odeslání, včetně platných dokumentů specifikujících popis zboží, včetně hmotnosti nebo jednotek, data dodání, umístění atd.

# 10 - Kontrola dodaného zboží

Začíná proces kontroly, který zahrnuje jak kontrolu kvality, tak kvantitu. Nákupní oddělení kontroluje, zda je dodané zboží podle objednávky.

# 11 - Zadání faktury

Po úspěšné kontrole zašle oddělení nákupu souhlas oddělení platebních oddělení, aby zahájilo proces plateb. Oddělení závazků tak provede záznam o faktuře, která obsahuje všechny údaje o platbě, jako je konečné datum a / nebo konečné datum se slevou, částkou náhrady a dalšími oficiálními údaji.

# 12 - Platba

Po každé nezbytné kontrole začne oddělení odpovědných za platby provádět platby dodavateli částečně nebo úplně podle norem společnosti. Platby dodavatelům lze provádět různými způsoby, například:

  • Hotovostní platby
  • Platba šekem (nebo jiné obchodovatelné nástroje)
  • Online převod třetí stranou
  • Platba kreditní kartou
  • Platby v dolarech nebo jiné cizí měně (obecně platí pro dovozní transakce);
  • Barterová platba, tj. Platba za některé zboží a / nebo služby za zboží a / nebo služby přijaté dodavatelem.

Relevantní dokumenty účastnící se AP cyklu

Následující jsou důležité dokumenty obsažené v cyklu pořízení k úhradě:

# 1 - Objednávka

Nákupní oddělení společnosti vygeneruje objednávku požadovaného zboží a odešle jej prodejci. Objednávka podrobně popisuje dodavatele zboží a jeho množství. Určuje také datum, kdy je nutné zboží dodat.

# 2 - Příjem zprávy

Po dodání zboží vedení zkontroluje zásilku a zkontroluje kvalitu, množství a další důležité aspekty. Po úplné kontrole vytvoří podrobnou zprávu nazvanou přijetí zprávy.

# 3 - Faktura dodavatele

Tímto dokumentem je právní smlouva, ve které prodejce podrobně uvádí zboží, sazbu na jednotku a celkovou částku spolu s příslušnou základnou daně. Specifikuje také úvěrovou politiku a konečné datum platby.